Wer sich im Handwerk selbständig macht, unterschätzt oft die Büroarbeit. Doch ohne klare Ordnung verliert man im Büro schnell den Überblick – über Fristen, Zahlungen und Kosten - und arbeitet ineffizient.
Büroarbeit strukturieren - ein Vorschlag für den Start in eine effiziente Büroarbeit
Wer sich im Handwerk selbständig macht, unterschätzt oft die Büroarbeit.
Als wir vor vielen Jahren einen Handwerksbetrieb als Nachfolger übernommen haben, war ich von einem Tag auf den anderen für die Büroarbeit zuständig – ohne darauf vorbereitet zu sein, und ohne Einarbeitung.
Rückblickend weiß ich: Die Arbeit selbst war kein Problem, aber die fehlende Grundstruktur hat viel Lehrgeld gekostet. Ohne klare Ordnung verliert man im Büro schnell den Überblick – über Fristen, Zahlungen und Kosten und arbeitet ineffizient.
Wie Sie von Anfang an strukturiert starten
Deshalb geht es in diesem Beitrag um die Frage, wie Sie von Anfang an strukturiert starten können.
Wer sich im Handwerk selbständig macht, stellt schnell fest:
Am Anfang fehlt weniger die Bereitschaft zur Büroorganisation als der Überblick.
Wenn Sie mit der Büroarbeit starten, wird Ihnen bald auffallen, daß Sie mit Informationen, Anfragen und jeder Menge Papierkram – analog wie digital – überhäuft werden und manchmal gar nicht wissen, was sie mit all dem machen sollen.
Viele wissen noch gar nicht, welche Themen auf sie in ihrem speziellen Betrieb zukommen, was relevant ist – und welche Struktur dafür überhaupt sinnvoll wäre. Das fällt auch dann auf, wenn man digital arbeiten möchte und noch nicht einschätzen kann, welche der vielen Programme dafür tatsächlich die passenden sind.
Gerade am Anfang ist es dabei völlig normal – und oft auch sinnvoll –, zunächst mit einfachen Bordmitteln zu arbeiten und erstmal eine Weile zu beobachten, welche Aufgaben anfallen und wie die Abläufe im Betrieb und im Büro sind. Eine Übersicht über die typischen Aufgaben im Handwerksbüro habe ich in diesem Video schon mal gezeigt.
Viele starten erstmal mit Papierordnern, mit einer einfachen digitalen Ablage oder häufig mit einer Mischung aus beidem und versuchen, sich nach und nach zu strukturieren.
Vieles im Büro lässt sich nach gesundem Menschenverstand organisieren - oft nach dem Prinzip Versuch und Irrtum, was aber Zeit und Geld kostet. Es gibt auch Bereiche, die nicht frei gestaltbar sind. Bestimmte Aufgaben und Unterlagen – zum Beispiel Rechnungen oder steuerlich relevante Dokumente – unterliegen klaren gesetzlichen Vorgaben. Diese Dinge sollte man also nicht „nach Gefühl“ erledigen.
Genau deshalb hilft bei der Büroorganisation eine Struktur, die auf die Abläufe und Bedingungen im Betrieb abgestimmt ist und die Anforderungen von Außen, vom Finanzamt, Gesetzgeber und Geschäftspartnern, berücksichtigt..
In diesem Video möchte ich Ihnen eine bewährte Grundstruktur vorschlagen, mit der Sie starten und die Sie auf Ihre betrieblichen Bedürfnisse abstimmen können.
Diese Grundstruktur lässt sich grundsätzlich sowohl digital als auch in Papierform nutzen. Langfristig ist es sinnvoll und zeitgemäß, ein möglichst papierloses Büro anzustreben und sich dafür passende Tools zu suchen.
Viele Unterlagen kann man heute gut digital ablegen und bearbeiten. Gleichzeitig gibt es Dokumente, die ich nach wie vor auch in Papierform aufbewahren würde – zum Beispiel die Gewerbeanmeldung, wichtige Verträge oder Versicherungspolicen.
Ein paar Ordner braucht man also in der Regel schon.“
Die Struktur, die ich Ihnen gleich vorstelle, ist bewusst einfach gehalten.
Sie orientiert sich den an typischen Bereichen und Abläufen, die bei der Führung eines Betriebs anfallen – unabhängig davon, wie groß dieser Betrieb ist.
Sie ist kein fertiges System und keine endgültige Lösung, sondern ein möglicher Startpunkt.
Ziel ist es, die wichtigsten Themen voneinander zu trennen, damit Sie den Überblick behalten und später darauf aufbauen können – egal, ob Sie analog oder digital arbeiten.
Eine gute Grundstruktur:
• ist einfach
• ist verständlich
• funktioniert ohne Software
• lässt sich später erweitern
Sie muss nicht perfekt sein, aber sie muss so aufgebaut sein, dass Sie wissen, wo Sie etwas ablegen und wiederfinden.
Entscheidend ist, dass Sie jederzeit wissen: Wo lege ich etwas ab – und wo finde ich es wieder?
Und dass Sie auf den ersten Blick erkennen, was wichtig ist und was dringend ist.
Schauen wir uns diese Grundstruktur jetzt Schritt für Schritt an.
Wie gesagt, ob Sie sich Ordner kaufen und Papier einheften, oder ob Sie die Ordner in Ihrem PC anlegen, die Kategorien dahinter sind immer dieselben. Die meistern Ordner erfordern, dass man innerhalb auch noch einmal unterteilt, also Unterordner schafft. So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Unterkategorien nach Jahren, nach Aktionen, nach Objekten wie Nummern oder Namen oder nach Wichtigkeit zu bilden.
Die Grundstruktur im Büro – unabhängig von Papier oder digital
1. Betriebsunterlagen
In diesem Ordner sammeln Sie alles, was Ihren Betrieb selbst betrifft:
• Gewerbeanmeldung
• Eintragungen bei Kammern
• grundlegende Verträge
• behördlicher Schriftverkehr
Dieser Ordner bildet die formale Grundlage Ihres Unternehmens.
2. Versicherungen
Hier gehören alle Unterlagen rund um Ihre betrieblichen Versicherungen hinein:
• Betriebshaftpflicht
• Kfz- oder Maschinenversicherungen
• Policen und Schriftverkehr
Dieser Ordner wird oft unterschätzt, ist aber im Ernstfall sehr wichtig.
3. Lieferantenrechnungen (Eingangsrechnungen)
In diesem Ordner sammeln Sie alle Rechnungen, die Sie bezahlen müssen:
• Material
• Dienstleistungen
• laufende Kosten
Diese Unterlagen sind Grundlage für Ihre Buchhaltung und – sofern relevant – für den Vorsteuerabzug.
4. Kundenrechnungen (Ausgangsrechnungen)
Hier legen Sie alle Rechnungen ab, die Sie an Ihre Kunden stellen:
• Rechnungen
• Gutschriften
• gegebenenfalls Mahnungen
So behalten Sie den Überblick über Ihre Einnahmen und offenen Beträge.
5. Bank
In diesem Ordner finden sich:
• Kontoauszüge
• Finanzierungs- oder Kreditunterlagen
• Schriftverkehr mit der Bank
Gerade am Anfang hilft dieser Ordner, die eigene Liquidität besser zu verstehen.
6. Kasse
Wenn Sie mit Bargeld arbeiten, benötigen Sie einen eigenen Bereich für:
• Kassenbuch
• Barbelege
• Quittungen
Zu Beginn reicht hier meist ein kleiner Ordner.
7. Aufträge
Dieser Ordner sorgt für Übersicht im Tagesgeschäft:
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• projektbezogene Unterlagen
• Schriftverkehr zu laufenden Arbeiten
Er hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Aufträge zu behalten und Nachweise griffbereit zu haben.
8. Finanzamt & Steuern
Hier sammeln Sie:
• Steuerbescheide
• Umsatzsteuerunterlagen
• Schriftverkehr mit dem Finanzamt
Ein eigener Ordner ist wichtig, damit steuerlich relevante Unterlagen nicht zwischen anderen Papieren verloren gehen.
9. Personal (bei Bedarf)
Dieser Ordner wird relevant, sobald Sie Mitarbeitende beschäftigen:
• Arbeitsverträge
• Krankmeldungen
• Urlaubsunterlagen
• personalbezogene Dokumente
Solange Sie allein arbeiten, brauchen Sie ihn noch nicht – es ist aber sinnvoll, ihn gedanklich einzuplanen.
10. Offen / Klärung
Neben den festen Ordnern empfehle ich einen zusätzlichen Ordner mit der Bezeichnung ‚Offen / Klärung‘. Dieser Ordner ist kein Ablageort für Unordnung, sondern ein bewusst eingesetztes Hilfsmittel.
In diesem Ordner landen Unterlagen, bei denen noch nicht klar ist, was damit passiert – entweder, weil sie zeitnah geklärt werden müssen oder weil noch offen ist, ob sie überhaupt relevant werden.
Offen – mit Klärungsdatum
Der erste Teil ist für Unterlagen, die zeitnah bearbeitet oder entschieden werden müssen. Für diese Unterlagen vergebe ich ein klares Datum, bis wann etwas geklärt sein soll. Das kann zum Beispiel eine Rückfrage sein, ein Angebot, eine Entscheidung oder ein fehlendes Dokument.
Wichtig ist: Diese Unterlagen bleiben nicht liegen, sondern werden aktiv nachverfolgt.
Klärung – mit Verfallsdatum
Der zweite Teil ist für Unterlagen, bei denen noch nicht klar ist, ob sie überhaupt benötigt werden. Hier vergebe ich ein Verfallsdatum.
Wenn bis zu diesem Zeitpunkt nichts weiter passiert ist, wird die Unterlage entweder einem festen Ordner zugeordnet – oder sie ist erledigt und kann weg. So behält man Dinge im Blick, ohne sie unnötig im Kopf behalten zu müssen.
Für diesen Ordner Offen/ Klärung gilt eine klare Regel:
Alles, was hier abgelegt wird, bekommt entweder ein Klärungsdatum oder ein Verfallsdatum – und wird regelmäßig überprüft. So verhindert man, dass sich hier langfristig Chaos ansammelt.
Papier oder digital – für die Struktur zweitrangig
Diese Grundstruktur funktioniert:
• mit Papierordnern
• mit digitalen Ordnern
• oder in einer Mischform
Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Klarheit der Struktur.
Sie können diese Struktur jederzeit anpassen, erweitern oder später in ein Programm überführen.
Mit dieser Grundstruktur verschaffen Sie sich also erst einmal eine Übersicht, welche Aufgaben anfallen, haben Informationen griffbereit und bleiben in dem wichtigsten Bereichen auf einem aktuellen Stand. Wenn Sie diese Struktur über eine Weile anwenden, wird es ihnen in der Folge auch leichter fallen, geeignete Softwaretools auszuwählen die auf die Bedürfnisse ihres Betriebes zugeschnitten sind. Die Grundstruktur und weitere Informationen zum Thema finden Sie hier zum Download.
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